Umowa o zachowaniu poufności (non-disclosure agreement, NDA, confidential discloure agreement, CDA) jest czasami traktowana jak standardowy dokument, na który tylko „rzuca się okiem”. Nie zawiera ona ceny, wynagrodzenia ani jakichś bardzo uciążliwych obowiązków. Nie mówi też za dużo o samej relacji pomiędzy stronami, a już na pewno na nie znacząco nie rzutuje.
I wreszcie, last but not least, istnieje przekonanie, że i tak jest niewykonalna i to tylko formalność, bez której „nie wypada” zacząć rozmawiać o umowie głównej.
Ale czy na pewno?
Ten artykuł odpowiada na następujące pytania:
Kiedy podpisujemy umowę o zachowaniu poufności?
Do czego potrzebujesz umowy o zachowaniu poufności?
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Na jak długo zawiera się umowę NDA?
Kara umowna w umowie o zachowaniu poufności – czy to dobry pomysł?
W jakiej formie zawieramy umowę NDA i kto może być jej stroną?
Na dole wpisu znajduje się również film video, podsumowujący najważniejsze informacje dotyczące umowy NDA.
Umowa o zachowaniu poufności – kiedy się ją podpisuje?
Jeśli prowadzisz biznes, to z umową o zachowaniu poufności spotykasz się bardzo często.
Jeśli dopiero zaczynasz, możesz jeszcze nie wiedzieć, że:
- ogromna większość rozmów biznesowych rozpoczyna się od podpisania NDA,
- umowę o zachowaniu poufności podpiszesz z potencjalnym inwestorem, zanim przystąpi do due diligence, ale też z firmą zewnętrzną, którą w ramach umowy podzieli się z Tobą informacjami, które uzna za poufne lub której Ty będziesz takie informacje przekazywać,
- wielu pracodawców wymaga podpisania NDA już na początku procesu rekrutacji. Jeszcze więcej dołącza ją to zestawu dokumentów dla nowo zatrudnionych pracowników (też: zleceniobiorców, współpracowników na umowach B2B itp.),
- jeśli zagłębisz się w regulaminy świadczenia usług online, w prawie wszystkich znajdziesz klauzule dotyczące zachowania poufności.
Powyżej przedstawiam typowe sytuacje, w których podpisuje się umowę NDA, ale pamiętaj, że nie jest to katalog zamknięty. Umowę o zachowaniu poufności możesz zaproponować zawsze, kiedy chcesz ochronić jakąkolwiek informację, którą uważasz za poufną.
Umowa o zachowaniu poufności – do czego jej potrzebuję?
Mówiąc wprost – do tego, żeby chronić swoją tajemnicę przedsiębiorstwa. Aby chronić ją skutecznie, potrzebujesz działać dwutorowo.
Po pierwsze, pamiętaj, że ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zawiera definicję tajemnicy przedsiębiorstwa. Mówiąc w uproszczeniu, aby dana informacja mogła być uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, przedsiębiorca musi podjąć kroki, które zmierzają do jej ochrony. Podpisanie NDA jest właśnie takim środkiem ochrony. Jest to więc formalna droga zabezpieczenia Twojego cennego know-how.
Po drugie, weź pod uwagę, że przypadki, w których ktoś wykorzystuje cudzą tajemnicę przedsiębiorstwa dla własnych celów niezgodnych z umową należą do rzadkości. Najczęściej ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa wynika z nieuwagi, niewiedzy lub braku ostrożności.
Przygotuj NDA, która w jasny i precyzyjny sposób wskaże co i jak chronimy i czego robić nie wolno i zadbaj o to, by druga strona wiedziała, co podpisuje. Szanse na to, że Twoje know-how będzie realnie chronione znacznie wzrosną.
Umowa NDA to nie jedyny instrument ochrony Twojego know-how. Podobnemu celowi służy umowa o zakazie konkurencji. Przeczytaj mój artykuł o umowie o zakazie konkurencji B2B.
Co konkretnie chroni umowa o zachowaniu poufności?
Powyżej wskazałam, że podpisujesz NDA, żeby chronić swoją tajemnicę przedsiębiorstwa. Ale co właściwie oznacza to pojęcie?
Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zawiera ogólną definicję tego, co się składa na tajemnicę danego przedsiębiorstwa.
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią informacje o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym i inne, które posiadają wartość gospodarczą. Zarówno jako całość, jak i zebrane w zestawienie nie są znane osobom „z branży” lub nie są dla nich łatwo dostępne.
Pamiętaj, że dla różnych biznesów może oznaczać to co innego. Dla jednych najcenniejszy będzie kod źródłowy aplikacji, którą firma sprzedaje. Dla innych będzie to sposób formulacji produktów kosmetycznych. Jeszcze dla innych to lista klientów. Wielu za swoje know-how uznaje sposób, w jaki działają – jak zdobywają klientów, jak organizują pracę, w jakim procesie podejmują decyzje. To wszystko i wiele innych informacji składa się na sukces firmy i zasługuje na ochronę.
W umowie NDA możesz posłużyć się definicją ustawową tajemnicy przedsiębiorstwa, ale możesz też ją z powodzeniem rozszerzyć. Możesz opisać, co uznajesz za informacje poufne, które umowa ma chronić. Możesz wspomóc się przykładami, możesz zaakcentować ochronę danego rodzaju informacji.
Jak nie określać informacji poufnych w umowie o zachowaniu poufności?
Jest jednak kilka rzeczy, które odradzam Klientom podpisującym NDA:
Uznanie za informacje poufne tylko tych danych, które zostały oznaczone jako poufne
W swojej dotychczasowej pracy widziałam sporo umów, które po rozległym i szczegółowym opisie zakresu pojęciowego „informacji poufnych” zawierały dopisek „które Strony oznaczyły jako poufne”.
Jeśli się umówisz, że druga strona ma zachować w tajemnicy tylko to, co określisz jako poufne przy przekazywaniu informacji, bardzo osłabi to moc NDA.
Po pierwsze – ze względów praktycznych to będzie często niewykonalne. W efekcie, to znacznie zawęzi krąg informacji chronionych przez umowę. Patrząc na brzmienie tego postanowienia, de facto pozwalasz drugiej stronie na ujawnienie informacji np. o charakterze technologicznym, chyba, że przy udostępnianiu ich zaznaczysz, że są poufne.
W moim przekonaniu celem dobrego NDA jest to, żeby takie zastrzeżenia nie były potrzebne. Umowa ma jasno określać, co strony zachowują w poufności, bez konieczności doprecyzowania tego w toku współpracy.
Określanie zakresu informacji zbyt szeroko
Warto też mieć na uwadze, że określenie jako poufne wszystkiego, co strony przekazują sobie w ramach współpracy może skonfudować kontrahenta i w efekcie negatywnie odbić się na egzekwowalności NDA. Warto wiedzieć, że to ani nie będzie prawnie skuteczne, ani nie odniesie też pożądanego „efektu psychologicznego”.
Bardzo rzadko zdarzają się sytuacje, w których absolutnie każda informacja przekazana między stronami rzeczywiście jest poufna. Warto więc przeanalizować kontekst i okoliczności zawarcia umowy. Szczególnie, jeśli zastrzegamy karę umowną. Wtedy takie postanowienie może okazać się wyjątkowo kłopotliwe.
Pomijanie definicji negatywnej informacji poufnych
Aby umowa NDA była w jak najszerszym stopniu egzekwowalna, warto dodać punkt o tym, których informacji nie uważamy za poufne. Najczęściej wspominamy tam te, które zostaną ujawnione do publicznej wiadomości. Oczywiście, to ujawnienie nie może być efektem naruszenia umowy, co też warto w jej treści wskazać.
Często to spotyka się postanowienie wyłączające z zakresu informacji poufnych te informacje, które jedna strona ujawnia organom państwowym na ich żądanie. Co do zasady – nie ma nic złego w tym postanowieniu, należy zadbać jednak o to, żeby formułować je ostrożnie. Nie każde żądanie organu ma podstawę prawną i nie każde rzeczywiście wymaga przekazania danych, a więc wcale nie musi zwalniać kontrahenta z obowiązku zachowania poufności.
Co zawiera umowa o zachowaniu poufności?
Aby umowa NDA była skuteczna, poza precyzyjnym określeniem CO chronimy, warto jeszcze wskazać JAK to chronimy.
Sposób obchodzenia się z informacjami poufnymi w umowie NDA
W zależności od okoliczności, możemy mieć różne oczekiwania wobec kontrahenta i pożądany sposób ochrony informacji poufnych może być różny. Niekiedy też obowiązujące przepisy nakładają obowiązek stosowania określonych środków ochrony wobec konkretnego rodzaju informacji. Trzeba wziąć to pod uwagę, przygotowując umowę NDA.
Uogólniając – chodzi o to, żeby wskazać, jak strony mają się obchodzić z otrzymanymi informacjami uznanymi za poufne. Przykładowo, w umowie o zachowaniu poufności warto:
- wskazać pożądany sposób przechowywania danych,
- określić krąg osób, które mogą mieć do nich dostęp,
- zobowiązać drugą stronę do tego, żeby zapewniła związanie wszystkich osób, które zetkną się z przekazanymi danymi obowiązkami wynikającymi z NDA,
- precyzyjnie określić warunki, na jakich ujawnienie informacji osobom trzecim jest dopuszczalne,
- określić sposób postępowania z danymi po rozwiązaniu umowy NDA.
Umowa o zachowaniu poufności – naruszenie
Nie można też zapomnieć o tym, żeby wskazać, czego robić nie wolno. Innymi słowy, chodzi tu o przejrzyste określenie tego, jakie zachowanie stanowi naruszenie umowy. To tu piszemy m.in. o ujawnieniu informacji bez zgody drugiej strony, o wykorzystaniu otrzymanej informacji w jakimkolwiek celu innym niż ustalony przez strony.
W niektórych przypadkach można rozważyć doprecyzowanie nieostrych pojęć ustawowych, np. wskazać, co strony uznają za „nieuprawniony dostęp”, w wyniku którego dochodzi do pozyskania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Niektórzy też wskazują, co rozumieją przez „ujawnienie” i „wykorzystanie” informacji. Warto to jednak robić z rozwagą – w razie sporu, wysoki stopień precyzji pozwoli rozstrzygnąć ewentualny konflikt, czy doszło do „wykorzystania” lub „ujawnienia”, czy nie. Jednak zbyt kazuistyczne ujęcie tematu pozbawi umowę elastyczności i może wywołać praktyczne problemy z jej wykonaniem.
Umowa o zachowaniu poufności – okres obowiązywania
To zależy. Jeśli umowa jest zawierana obok umowy głównej albo jest jej częścią, dobrze, by trwała co najmniej tak długo, jak umowa główna.
Na zasadzie swobody umów, możemy też zobowiązać się do zachowania informacji w poufności po zakończeniu współpracy. Ważne jednak, aby był to czas oznaczony w miesiącach lub latach. Niektórzy też wpisują zastrzeżenie, że informacje są uznane za poufne, dopóki mają wartość gospodarczą.
Trochę inaczej kształtuje się kwestia umowy zawieranej w trakcie negocjacji warunków umowy głównej. Jeśli w takiej umowie zastrzeżemy np. 3-letni okres obowiązywania, a następnie zawrzemy umowę główną, w której klauzula NDA będzie inna, możemy mieć problem z rozstrzygnięciem, które postanowienia należy stosować. Dlatego w tym przypadku liczy się czujność – zadbajmy o takie uregulowanie okresu obowiązywania, by klauzule dotyczące poufności się nie „zazębiały”.
Umowa NDA i kara umowna
Ujawnienie, pozyskanie lub wykorzystanie cudzych informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa jest czynem nieuczciwej konkurencji. Jeśli zostanie on wykazany, sprawca naruszenia może być zobowiązany m.in. do zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych.
Na warunkach określonych w art. 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, temu kto ujawnił lub wykorzystał informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 2.
Czy to nie są wystarczająco surowe konsekwencje? Czy warto jeszcze „dorzucać” do tego karę umowną w NDA?
W mojej ocenie – jak najbardziej. Przede wszystkim dlatego, że kara umowna wymaga od nas jedynie wykazania, że doszło do naruszenia umowy. Mówiąc szczerze – w praktyce już samo to jest bardzo trudne.
Ale „odszkodowanie na zasadach ogólnych” jest niewymiernie trudniejsze. Wymaga nie tylko wykazania faktu naruszenia, ale też udowodnienia, że do szkody doszło. Dalej, musimy udowodnić związek przyczynowy pomiędzy naruszeniem umowy a wystąpieniem szkody. Tę szkodę trzeba jeszcze wycenić i udowodnić jej wysokość. Przy tym ograniczenie się jedynie do wykazania, że do naruszenia doszło, co samo w sobie powoduje obowiązek zapłaty kary umownej w uzgodnionej w umowie wysokości, wydaje się „bułką z masłem”.
Poza tym – samo zastrzeżenie kary umownej często wzmaga ostrożność drugiej strony i realnie wpływa na to, że do naruszenia po prostu nie dochodzi.
Kara umowna w NDA – na co zwrócić uwagę
Przede wszystkim na to, żeby ustalona przez strony kara nie była wygórowana. W praktyce to czy kara jest wygórowana okaże się, kiedy do naruszenia dojdzie i trafimy z tą sprawą do sądu. Wszystko będzie zależało od okoliczności naruszenia, osoby naruszyciela i wartości ujawnionych informacji. Z tego względu trudno wskazać ogólną, bezpieczną granicę wysokości kary umownej. Można jedynie powiedzieć, że w ogromnej większości wypadków lepiej utrzymywać ją w granicach tysięcy, a nie milionów.
Warto też rozważyć, czy zastrzegamy karę umowną na wypadek każdego naruszenia umowy. Dobrze też dookreślić, czym jest „każde naruszenie”. W zależności od tego, jak to zrobimy, ujawnienie listy klientów zawierającej 50 rekordów, może być traktowane jak 50 albo jak tylko jedno naruszenie. Dobrze tę kwestię powiązać z wysokością kary umownej. Często bezpieczniej będzie zastrzec niższą karę za każde naruszenie niż bardzo wysoką, ale ujętą ogólnie.
W każdym wypadku należy pamiętać o zastrzeżeniu, że strony zastrzegają prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych.
Umowa o zachowaniu poufności – forma i strony umowy NDA
Umowa NDA może być zawarta w formie dokumentowej (np. za pośrednictwem usługi typu DocuSign) lub w formie pisemnej lub elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Oczywiście, nie ma żadnych ograniczeń w tym zakresie. Należy mieć tylko na uwadze przepisy ogólne dotyczące prawa zobowiązań.
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – film video
Podoba Ci się taka forma pozyskiwania praktycznej wiedzy o prawie? Zasubskrybuj nasz kanał na YouTube, gdzie znajdziesz więcej podobnych filmów.
Umowa o zachowaniu poufności – pomoc prawna
Potrzebujesz wzoru umowy NDA? A może masz taki wzór od kontrahenta i chcesz się upewnić, że umowa jest bezpieczna? Nasza kancelaria w Gdańsku specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa. Możemy przygotować lub zaopiniować umowy NDA dla Ciebie. Prowadzimy również szkolenia pracowników z zakresu ochrony tajemnicy pracodawcy. Zajmujemy się też audytem prawnym ochrony know-how w danej firmie. Zapraszamy do kontaktu!
