Dlaczego podpis elektroniczny jest taki popularny?

W dobie pandemii i przejścia na pracę zdalną, pytanie „co to jest podpis elektroniczny?” zaczęło sobie zadawać tysiące osób.

Wielu przedsiębiorców, ale także wiele osób prywatnych, stanęło przed wyzwaniem związanym z podpisywaniem dokumentów. Dotychczasowy, analogowy system obiegu dokumentów przestawał zdawać egzamin. Samo zdobycie tzw. podpisu ręcznego osoby uprawnionej do reprezentacji spółki wymagało ustalenia karkołomnych procedur.  

Coś, co przed pandemią dało się załatwić w jeden dzień roboczy, zaczęło zajmować nawet tydzień. Z kolei osoby fizyczne, chcąc zawrzeć umowę lub złożyć oświadczenie w banku, u pracodawcy lub operatora telefonii komórkowej, musiały poradzić sobie z zamkniętymi placówkami wielu przedsiębiorstw i brakiem dostępu do drukarki w domu.  

Wtedy i biznes, i osoby fizyczne, szukając nowych rozwiązań sprawdziły co to jest podpis elektroniczny i do czego może się przydać. Okazało się, że da się podpisywać prawie wszystko bez wychodzenia z domu, czasami nawet z poziomu telefonu komórkowego.

Mało tego- da się to zrobić tak, że umowa zawarta przy użyciu telefonu jest umową zawartą ważnie. Najczarniejszy okres pandemii zdaje się mijać, ale użyteczność podpisów elektronicznych się nie zmieniła.

Natomiast nadal pojawia się szereg wątpliwości i nieścisłości związanych z tym tematem i te wątpliwości chcę w tym wpisie rozwiać.

Podpis elektroniczny- co to jest?

Najprościej rzecz ujmując, to dane w postaci elektronicznej, których podpisujący używa jako podpisu.

Te dane są powiązane lub dołączone do innych danych elektronicznych, w szczególności tych zawartych w certyfikacie.

Certyfikat elektroniczny zawiera szereg informacji i przede wszystkim poświadcza niezaprzeczalny związek danych z konkretną, jednoznacznie zidentyfikowaną osobą fizyczną. 

Podpisy elektroniczne możemy podzielić na zwykły podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny. 

Zwykły podpis elektroniczny spełnia kodeksowe wymogi zastrzeżone dla tzw. formy dokumentowej (art. 77(2) Kodeksu cywilnego). Forma dokumentowa to stosunkowo nowa forma czynności prawnej uregulowana w Kodeksie cywilnym.

Jest ona po prostu uproszoną formą pisemną, ale jej nie zastępuje. Ta forma jest zachowana, kiedy np. skanujemy i przekazujemy drugiej stronie podpisaną przez siebie umowę, wysyłamy oświadczenie w treści samego maila podpisując się imieniem i nazwiskiem. Zachowujemy ją również korzystając z usługi tzw. zwykłego podpisu elektronicznego, podpisując oświadczenie woli przy użyciu swojego adresu email. W każdym z tych przypadków istnieje możliwość ustalenia osoby składającej dane oświadczenie woli.

Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia zawarcie umowy w formie elektronicznej (art. 78(2) Kodeksu cywilnego) i ta forma jest równoważna formie pisemnej.

Musi on spełniać wymogi rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, tzw. rozporządzenie eIDAS.

Składamy go za pomocą dedykowanego, kwalifikowanego urządzenia (karta z czytnikiem, telefon lub komputer z aplikacją) i zawiera on certyfikat, wydawany przez tzw. zaufaną trzecią stronę, czyli dostawcę, który znajduje się na liście zaufanych dostawców certyfikatów. W Polsce taki rejestr kwalifikowanych usług zaufania prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji. 

Skąd wziąć podpis elektroniczny?

Na polskim rynku jest wielu dostawców podpisów elektronicznych, zarówno zwykłych jak i kwalifikowanych.

Zorganizowanie zwykłego podpisu, w tym bezpłatnego, to najczęściej kwestia kilku kliknięć.

W przypadku podpisu kwalifikowanego, potrzeba niewiele więcej pracy. Wymaga to uprzedniej weryfikacji tożsamości przez dostawcę, uiszczenia opłaty i nabycia stosownego narzędzia lub ściągnięcia odpowiedniej aplikacji.

Wszystko, co niezbędne do zdobycia takiego podpisu otrzymujemy w pakiecie od wybranego dostawcy.

Co istotne, zakupiony u polskiego dostawcy kwalifikowany podpis elektroniczny, spełniający wymogi stawiane przez rozporządzenie eIDAS tzw. zaawansowanemu podpisowi elektronicznemu będzie respektowany w pozostałych państwach członkowskich UE.

Taki podpis uznają też polskie urzędy, w tym ZUS czy Urząd Skarbowy.  Zakup takiego rozwiązania może się znacząco ułatwić życie, również po zakończeniu pandemii. 

Czy naprawdę muszę mieć kwalifikowany podpis elektroniczny?

Warto pamiętać, że w praktyce do większości umów zawieranych przez konsumentów, ale także przez biznes, wystarczający jest zwykły podpis elektroniczny. Większość umów i oświadczeń woli możemy złożyć w formie dokumentowej.  

Szereg spraw urzędowych możemy też załatwić korzystając z Profilu Zaufanego na platformie ePUAP.  Profil Zaufany możemy założyć online i potwierdzić go korzystając np. z bankowości elektronicznej. 

Oczywiście, są takie kategorie umów, których zwykłym podpisem elektronicznym nie podpiszemy.

Są to te wszystkie sytuacje, w których ustawa zastrzega dla danej czynności szczególną formę, np. notarialną.

Jeśli ustawa zastrzega formę pisemną, zwykły podpis elektroniczny nie będzie wystarczający dla prawidłowego zawarcia takiej umowy. Tak jest w przypadku umowy o pracę, umowy leasingu czy przy przeniesieniu praw autorskich.

Wtedy zostaje nam albo podpisanie dokumentów ręcznie albo skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

A co z umowami, co do których ustawa nie zastrzega formy?

Same strony w treści umowy również mogą określić w jakiej formie dokonają zmian do tej umowy lub w jakiej formie mogą ją rozwiązać.

Jeśli treść umowy wskazuje, że jej zmiana lub wypowiedzenie pod rygorem nieważności muszą zostać dokonane na piśmie, wtedy również aby zrobić to zdalnie, będziemy potrzebować kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zastąpi w takiej sytuacji tzw. „mokry podpis”. 

Czy wszyscy muszą mieć e-podpis?

Warto pamiętać, że w sytuacji, w której np. tylko my dysponujemy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a druga strona go nie posiada, możemy przemyśleć zastosowanie formy „hybrydowej”.

W tej formie kontrahent wyśle do nas umowę podpisaną przez siebie ręcznie, a my możemy odesłać mu dokument pdf o tej samej treści.

Może być nawet to nawet skan otrzymanej od kontrahenta umowy, ale opatrzony naszym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Takie rozwiązanie jest równie skutecznym sposobem zawarcia umowy, co odsyłanie sobie podpisanych papierowych dokumentów. Znacząco  jednak skraca ono czas procedowania formalności związanych z zawarciem umowy.  

Ciekawym rozwiązaniem jest też krótkoterminowy podpis elektroniczny. Jest to tańsze rozwiązanie i sprawdzi się, kiedy potrzebujemy go do pojedynczych dokumentów i nie mamy potrzeby opłacania podpisu np. za rok z góry. 

FAQ- Podpis elektroniczny

Czy mogę zawrzeć umowę o przeniesienie praw autorskich „na skanie”? 

Nie. Skan podpisanej umowy jest formą dokumentową. Zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, umowa o przeniesienie praw autorskich musi zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.

Czy mogę zawrzeć umowę o dzieło z przeniesieniem praw autorskich „na skanie”?

Tak, jeśli zawieramy umowę o dzieło, w której dodajemy klauzulę o przeniesieniu praw autorskich i wymieniamy się jedynie skanem takiej umowy, to umowa jest ważna. Może ona stanowić dowód w postępowaniu sądowym, ALE: do ważnego przejścia praw autorskich potrzebujemy odrębnego dokumentu obejmującego przeniesienie majątkowych praw autorskich do dzieła. Możemy go podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo ręcznie.

Ile kosztuje podpis elektroniczny?

Ceny podpisów elektronicznych są zróżnicowane. Zwykły podpis elektroniczny, szczególnie jeśli potrzebujemy go rzadko, możemy mieć nawet za darmo. Dostawcy -polscy i zagraniczni – oferują darmowe konta, z niewielkim miesięcznym limitem podpisów. Ceny kwalifikowanych podpisów elektronicznych rozpoczynają się już od kilkudziesięciu złotych, sięgając kilkuset złotych za rok. 

Czy mogę podpisać umowę o pracę zdalnie?

Tak. Jeśli pracownik i pracodawca dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie ma przeszkód, żeby umowa o pracę została zawarta w taki sposób. Można też zastosować formę mieszaną- jedna ze stron podpisuje umowę w formie elektronicznej, druga tradycyjnie- na piśmie.

Jak podpisać umowę o pracę zdalnie, jeśli tylko pracodawca ma podpis elektroniczny?

Możliwa jest też sytuacja, w której jedna ze stron, najczęściej pracodawca, podpisuje umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a pracownik ręcznie. Strony mogą też zawrzeć umowę o pracę w dowolnej formie, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. W takim przypadku przed przystąpieniem pracownika do pracy, pracodawca powinien potwierdzić warunki pracy na piśmie. Może to zrobić w formie elektronicznej, tj. oświadczeniem opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Czy można wysłać wypowiedzenie umowy o pracę mailem?

Tak, można. Takie wypowiedzenie musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby było równoważne formie pisemnej. 

Czy obcokrajowiec może podpisać sprawozdanie finansowe zdalnie?

Tak. Powinien posiadać zaawansowany podpis elektroniczny zgodny z rozporządzeniem eIDAS. Może go wyrobić w Polsce, ponieważ dostawcy tej usługi nie wymagają posiadania numeru PESEL. Może też skorzystać z analogicznego podpisu wyrobionego w innym państwie członkowskim UE. Możliwe jest również skorzystanie z e-podpisu wyrobionego w państwie trzecim. Należy się wówczas upewnić, że ten podpis jest zgodny z rozporządzeniem eIDAS w zakresie wymogów dla zaawansowanego podpisu elektronicznego.

Czy można zdalnie podpisać sprawozdanie finansowe bez podpisu elektronicznego?

Tak. Sprawozdanie finansowe można również podpisać z wykorzystaniem Profilu Zaufanego ePUAP.  W przypadku cudzoziemców, wiąże się to z koniecznością wyrobienia numeru PESEL, co jest bardziej czasochłonnym procesem niż wyrobienie  kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Natomiast nie pociąga to za sobą żadnych dodatkowych kosztów. 

Agata Czaicka, radca prawny